Guia
Muita reunião - e pouco resultado
Monica Weinberg
Ilustrações Junião
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Uma pesquisa recente quantificou algo que há tempos se observa no ambiente empresarial: reuniões consomem a metade da jornada de trabalho de um típico executivo brasileiro – e muitas vezes não chegam a lugar nenhum.
O dado, revelado numa pesquisa feita pelo Instituto Tríade do Tempo com base em 2 000 entrevistas, mostra que o Brasil, nesse quesito, se assemelha aos Estados Unidos. Os funcionários brasileiros costumam descrever tais encontros como "martírios intermináveis". Para as empresas, por sua vez, o número de horas desperdiçadas em reuniões improdutivas causa outra espécie de prejuízo – este, financeiro. Estima-se que uma companhia de porte médio gaste algo como 1 milhão de reais por ano para manter seu quadro de executivos em encontros desnecessários. Com base nessa e em outras pesquisas, a pedido de VEJA, um grupo de especialistas reuniu os erros mais comuns cometidos em reuniões de trabalho, especialmente tediosas quando são dominadas por clichês corporativos (abaixo, os preferidos dos oradores). A seguir os comentários.
Erro: não cabe nem mais uma mosca na sala
O que dizem as pesquisas: 30% dos presentes não têm relação direta com o assunto discutido, muito menos poder para pôr as decisões em prática
O que funciona: limitar o grupo a dez pessoas. É o suficiente para que cada participante fale por cerca de dez minutos e ainda assim o encontro tenha uma duração razoável. Caravanas de funcionários resultam em discussões superficiais e tomam o dobro do tempo para chegar ao mesmo lugar
Erro: o chefe desanda a falar
O que dizem as pesquisas: 25% do tempo consumido numa reunião se deve a assuntos laterais, sem nenhum vínculo com aquele que levou ao encontro nem um interesse genuíno para a empresa
O que funciona: distribuir aos convocados uma espécie de roteiro, com temas e tempo previsto para a exposição de cada um. Parâmetros como esses são uma maneira de demarcar os limites para os mais prolixos – e diminuir o tédio dos ouvintes
Erro: sobra assunto,
mas ninguém ouve
O que dizem as pesquisas: 70% dos oradores trazem à tona assuntos demais e reservam para o final justamente aquele que motivou a reunião. A essa altura, a concentração dos participantes já caiu à metade
O que funciona: não apresentar mais do que três temas por encontro – limite médio de atenção numa situação dessas – e fazer o básico: começar pelo mais importante. O intervalo do café também está associado a maior eficácia da reunião
Erro: uma reunião leva a outra – e o assunto nunca se resolve
O que dizem as pesquisas: executivos de grandes empresas brasileiras permanecem cinco horas por dia numa sala de reunião. O excesso se deve à falta de objetividade: sem conclusão, um encontro costuma levar a outro
O que funciona: deixar para fazer uma grande reunião apenas quando o tema envolve diferentes áreas da empresa. Fora isso, é mais eficaz para assuntos circunscritos a um setor resolver as questões entre o chefe e um ou dois subordinados – algo básico, porém pouco aplicado
Erro: apresentação "chata"
O que dizem as pesquisas: esse é o adjetivo mais usado por 60% dos executivos ao descrever os encontros aos quais costumam comparecer. Eles afirmam: "Reunião dá sono"
O que funciona: planejar reuniões de não mais de uma hora e meia e tentar alterar o formato de idade da pedra com medidas simples. Uma delas é encurtar as apresentações visuais, descritas com o mesmo enfado dedicado a um mau orador. A outra é designar alguém com quem se revezar na exposição: dois timbres de voz atraem mais atenção do que um só. E (talvez a mais eficaz de todas) jamais apagar a luz
Corra dos chavões
Reuniões são ambientes propícios à repetição de clichês do mundo corporativo. Na tentativa de rebuscar o português, eles só causam prejuízo à clareza de idéias – e à própria correção no emprego do idioma. Exemplos comuns:
Agregar valor
Lugar-comum, é empregado para dar sentido positivo a tudo: idéias, lugares e pessoas
Consensar
Verbo utilizado em reuniões para se referir a uma eventual unanimidade, não existe no dicionário
Realizar
No jargão corporativo, virou sinônimo de dar-se conta, perceber – tal qual no inglês (to realize)
Operacionalizar
Por que não fazer, executar ou praticar?
Pensar fora da caixa
Numa reunião, é o mesmo que ser criativo. A expressão surgiu na década de 60 com a popularização de um jogo muito usado por empresas de recrutamento. Para chegar à pontuação máxima, era preciso olhar para fora dos limites de um quadrado
function contar() { contagem = 0; for( i= 0; i < nome =" document.teste.elements[i].name" value =" contagem;">Você é bom de reunião?
O teste a seguir, elaborado com base em pesquisas coordenadas pelo consultor em reuniões (sim, essa é uma especialidade) Christian Barbosa, classifica os oradores em três tipos. Saiba em qual você se enquadra:
RESULTADO
Até 8 pontos
Tipo: aniquilador de reuniões
Com você, elas são tudo, menos produtivas – e atraentes. A cada nova convocação, provavelmente sua equipe se sente desmotivada com a iminente perspectiva de perder tempo
De 9 a 16 pontos
Tipo: aprendiz
Suas reuniões são razoavelmente bem-sucedidas: estimulam a equipe e chegam a algum lugar. Objetividade, no entanto, ainda não é sua maior qualidade
Acima de 17 pontos
Tipo: especialista
Você não despreza as técnicas básicas de uma boa reunião: organiza temas, controla o tempo e mira objetivos. Raridade em seu meio, pode (e deve) passar o conhecimento adiante
Maurilio Clareto | A executiva Adriana Tieppo: já foi "aniquiladora", hoje é "aprendiz" |
